Media Humas

Media Relations: Jangan Hanya Dijadikan “Pemadam Kebakaran” saja

Tak sedikit dari staf media relation officer yang berkomunikasi dengan media hanya disaat akan melakukan penyebarluasan informasi saja, baik itu disaat organisasi akan melucurkan program atau produk barunya atau disaat organisasi sedang mengalami krisis baik itu krisis akibat adanya pemberitaan negative (PR Crisis) atau krisis keuangan (financial crisis) maupun krisis strategis (strategic crisis) yang melanda organisasi.

Ada beberapa pertanyaan yang sering muncul terkait dengan program media relations ini, seperti kapan seharusnya media relations ini menjalankan fungsinya? Apa saja kendala yang dihadapi saat media relations officer (MRO) menjalankan fungsinya sebagai bagian dari PR? Hubungan seperti apa yang seharusnya dijalankan oleh seorang MRO?

Peetanyaan di atas seringkali mencuat diberbagai kesempatan seminar maupun workshop. Di sini saya mencoba untuk sekilas menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut di atas. Untuk pertanyaan pertama tentang kapan seharusnya MRO menjalankan fungsinya sebagai bagian dari program Public Relations?.

Secara sederhana tugas utama media relations dalam praktik PR adalah menjaga hubungan baik dengan pihak media (jurnalist). Banyak cara dan teknik untuk dapat membangun dan mempertahankan hubungan baik dengan media tetapi yang perlu digaris bawahi adalah lakukan pendekatan secara berkesinambungan dan bangun relasi dengan media seluas-luasnya dengan memberikan perhatian yang tulus pada media/wartawan. Jangan hanya terfokus bada kepentingan bisnis organisasi melainkan diberbagai hal.

Seorang wartawan / reporter secara individu adalah sama seperti kita yang masih membutuhkan perhatian dan penghargaan dari setiap orang atau dalam istilah sederhana wartawan juga manusia dan butuh teman. Secara professional, sebagai seorang media relations officer anda harus berusaha secara baik memenuhi kebutuhan wartawan. Kebutuhan utama wartawan adalah mendapatkan informasi yang aktual dan faktual serta memiliki news value yang kemudian akan disebarkan kepada khalayak pembacanya.

Dan terkait dengan kapan hubungan itu harus dijalankan tentu jawabnya adalah sepanjang waktu selama organisasi tempat anda bekerja itu ada. Hal ini sekaligus menjawab pertanyaan kedua, yakni tentang beberapa kendala yang sering dihadapi oleh seorang media relation officer dalam menjalankan fungsinya. Sekali lagi tak sedikit dari kita yang menghubungi media di saat kita butuh saja, seperti terkait dengan hal-hal di awal tulisan ini. Sehingga kendala yang sering muncul adalah tak terpenuhinya harapan organisasi. Harapan organisasi yang dipikulkan pada seorang media relation yang paling utama adalah adanya penyebaran informasi ke publik melalui media dengan jumlah yang banyak (sesuai target), kemudian yang juga tak kalah pentingnya adalah jumlah media yang hadir disetiap acara yang diselenggarakan oleh organisasi. Kenapa demikian? Tentu ada faktor lainnya selain kurang dekatnya media relations officer dengan pihak media (wartawan/reporter), yakni nilai dari informasi yang disuguhkan atau terkait dengan news value dari event yang diselenggarakan.

Untuk itu ada beberapa hal yang pelu dipertimbangkan secara seksama oleh seorang media relations baik itu nilai plus dari event yang digelar maupun kemasan acara serta berita pers yang dibuat oleh seorang media relations officer. Guna dapat menghadirkan sebuah program penyebaran informasi yang mampu menarik minat media, seorang media relation seperti dijelaskan oleh Yosal Iriantara (Media Relations: konsep, pendekatan dan praktik, 2005) perlu memahami beberapa hal, seperti mediascape , kebutuhan media, cara kerja media, kode etik media dan jenis-jenis karya media.

Mediascape secara sederhana dapat dipahami sebagai gambaran yang terjadi di dunia media massa di Indonesia. Ini bisa mencakup berbagai hal tentang media massa yang ada, mulai dari type/jenis media, karakteristik masing-masing media massa hingga detail ke target audience, oplah, gaya bahasa, kekurangan dan kelebihan dari masingmasing media massa yang ada. Yang kedua seorang media relations officer juga harus memahami kebutuhan media massa. Pada dasarnya seperti disampaikan di atas, kebutuhan utama media dari organisasi adalah informasi yang memiliki nilai dan sesuai dengan media tersebut dan kemudian disampaikan ke khalayak pembacanya. Jadi informasi yang dibutuhkan oleh media adalah informasi yang memiliki nilai berita. Artinya, informasi yang diberikan oleh organisasi hendaknya sesuai dengan pedoman professional dalam memilih, mengonstruksi dan menyajikan berita yang dibuat oleh lembaga penyiaran dan pers. Secara sederhana nilai berita menjadi pedoman apakah informasi tersebut layak atau tidak untuk dijadikan berita dengan pertimbangan dampak atau pengaruh yang timbul dari berita tersebut serta kecepatan atau kebaruandari informasi tersebut sehingga pembaca merasa memperoleh sesuatu yang sebelumnya belum ia ketahui.

Setelah memahami kebutuhan media, seorang media relations officer juga dituntut mengetahui cara atau alur kerja media. Media masa secara umum memiliki fungsi menginformasikan, mengawasi, mendidik, menghibur dan mempengaruhi. Selain pemahaman fungsi dari media massa, seorang media relations juga perlu memahami alur kerja media, seperti soal tenggat waktu (deadline) di mana masing-masing jenis media memiliki jadual deadline yang berbeda. Seperti media cetak (harian, mingguan, maupun bulanan), kemudian untuk media elektronik (radio, Tv dan Cyber Media).